I. PRÉLIMINAIRE- CHAMP D’APPLICATION

DOC SERVICES est l’organisateur de l’événement professionnel international de référence en matière de film documentaire en France, ci-après désigné par « Sunny Side of the Doc » ou « Marché », lequel se déroule en présentiel à La Rochelle. Sunny Side of the Doc a pour but de promouvoir les rencontres entre professionnels de l’industrie audiovisuelle documentaire, en facilitant le financement de coproductions, notamment par un appel à projets débouchant sur plusieurs sessions de pitchs, ainsi que la circulation de programmes achevés. Sunny Side of the Doc met en place différents services au profit des seuls Participants inscrits, ci-après désignés les « Participants ». L’accès par les Participants à ces services est conditionné par le parfait respect des règles et conditions édictées ci-après, ainsi que celles propres à chaque service. Il est expressément rappelé que Sunny Side of the Doc n’est tenu à aucune obligation de résultat, s’agissant des retombées médiatiques ou commerciales espérées par les Participants. Cette non-responsabilité s’applique également aux différents programmes et services proposés par Sunny Side of the Doc.

Les présentes Conditions générales de vente constituent, conformément à l'article L441-1 du code du commerce, le socle unique de la relation commerciale entre les parties.

Elles s'appliquent, sans restriction ni réserve, à tous les Services rendus par le Prestataire auprès des Clients de même catégorie, quelles que soient les clauses pouvant figurer sur les documents du Client, et notamment ses conditions générales d'achat.

Le fait que DOC SERVICES ne se prévale pas à un moment donné de l’une quelconque des présentes conditions générales de vente ne peut être interprété comme valant renonciation à se prévaloir ultérieurement de l’une quelconque desdites conditions.

 

II. CONDITIONS LIÉES À L’ACCRÉDITATION

 

a. L’accréditation à Sunny Side of the Doc est ouverte, sous réserve de ce qui est mentionné dans l’Article III ci-dessous, aux représentants et salariés (ci-après collectivement dénommés les « Participants ») des :

  1. Sociétés dont l’activité principale est la production, la distribution, le financement, la diffusion internationale de films documentaires,
  2. Sociétés fournissant des prestations connexes aux activités énoncées ci-dessus,
  3. Institutions, associations, conseils et organismes professionnels dont l’objet principal est en relation avec l’industrie du film documentaire,
  4. Les professionnels indépendants répondants aux critères ci-dessus pourront également à titre dérogatoire s’inscrire au Sunny Side of the Doc.
  5. Les étudiants d’enseignement supérieur suivant un parcours d’étude en lien avec le secteur d’activité

b. Les Sociétés et les professionnels indépendants inscrits au Sunny Side of the Doc s’interdisent expressément de proposer, sous quelque forme que ce soit, l’exploitation de produits ou de droits en violation des dispositions du Code de Propriété Intellectuelle relatives à la contrefaçon. Toute infraction à la présente obligation dûment constatée entraînera l’application immédiate des sanctions prévues à l’Article 9.

c. Toute Société, institution, association, organisme ou professionnel indépendant qui souscrit pour le compte d’une ou plusieurs personnes tierces à l’accréditation au Sunny Side of the Doc, s’engage à transmettre et faire accepter les présentes conditions générales aux bénéficiaires et se porte garant du parfait respect desdites conditions par les tiers accrédités.

d. Sunny Side of the Doc est destiné aux professionnels majeurs, ainsi qu’aux étudiants de l’enseignements supérieur. Cependant, dans le cas où ces Participants seraient des mineurs de moins de 18 ans, des dérogations exceptionnelles et délivrées au cas par cas pourront être accordées, dans le cadre d’un accord passé avec l’établissement d’étude desdits Participants.

 

Les Participants s’engagent, par ailleurs, à agir dans le parfait respect des conditions d’accréditation édictées au paragraphe A) ci-dessus et à communiquer à DOC SERVICES, à première demande, toute information utile relative aux bénéficiaires des accréditations. En cas de non-respect de la présente clause, les accréditations seront annulées de plein droit, l’ensemble des sommes encaissées par DOC SERVICES dans le cadre du Sunny Side of the Doc lui restant définitivement acquise. Par ailleurs, les accréditations au Sunny Side of the Doc étant nominatives et délivrées individuellement, l’achat d’accréditations en vue d’une revente est prohibé sauf accord préalable auprès de DOC SERVICES (PARTENARIAT ou DÉLÉGATION), ainsi que toute offre de services rémunérée visant à faciliter l’obtention d’une accréditation et ce, sous peine d’exclusion.

 

III. FORMALITÉS D’ACCRÉDITATION

a. L’accréditation au Sunny Side of the Doc s’effectue exclusivement en ligne sur le site www.sunnysideofthedoc.com. La validation, par ce biais, du dossier d’accréditation confirme l’engagement du Participant au respect des Conditions Générales de Sunny Side of the Doc et l’engage définitivement au parfait paiement du montant de l’accréditation. La non-participation ou l’annulation de son accréditation n’exonère pas le Participant du paiement de son accréditation, sous réserve de ce qui est mentionné au point 8 infra. L’accréditation est nominative et ne peut être en aucun cas transférée à un autre collaborateur de la Société représentée. Dans l’hypothèse où le Participant, en fonction de sa nationalité, nécessiterait un visa pour rentrer sur le territoire français, il lui appartiendrait de procéder personnellement aux démarches nécessaires dans les délais requis. DOC SERVICES se réserve la faculté de refuser l’accréditation d’une Société ou de Participants, notamment sans que cette liste soit limitative :

  1. Qui lui paraîtraient ne pas répondre aux critères d’admission définis aux articles I et II ci-dessus.
  2. Qui auraient fait l’objet d’une mesure d’exclusion au cours des éditions précédentes.

b. En tant que membre du Fonds de dotation 1% for the Planet FRANCE, DOC SERVICES s’engage à reverser 1% de son chiffre d’affaires commercial annuel hors-taxes soit à l’organisation elle-même soit aux associations agréées à l’organisation.

 

IV. MARKET PASS ET ACCÈS

 

Chaque Participant inscrit au Sunny Side of the Doc se verra remettre sur place un Market Pass qui lui donnera notamment accès aux différents espaces du Marché, et à My Sunny Space, la plateforme du Sunny Side of the Doc. Ce Market Pass donne accès aux différents évènements du Sunny Side of the Doc en fonction des conditions mentionnées dans les publications officielles du Sunny Side of the Doc. En cas de perte ou de vol, DOC SERVICES pourra, à titre exceptionnel délivrer un duplicata (facturé au tarif en vigueur). L’accès à la plateforme en ligne permet au Participant d’accéder à toutes les ressours liées à son Market Pass, telles que la liste des Participants, aux catalogues des projets et de programmes inscrits au Marché, en fonction des conditions mentionnées sur le site web (register.sunnysideofthedoc.com) ainsi qu’aux publications en ligne du Sunny Side of the Doc. L’adhésion aux présentes Conditions Générales implique l’autorisation expresse et à titre gracieux du Participant que sa présence à chaque conférence ou évènement du Sunny Side of the Doc soit enregistrée, données qui pourront être communiquées à la Société ayant organisé l’évènement. Le Market Pass et l’accès sont strictement personnels et ne peuvent en aucun cas être cédés, communiqués, prêtés ou échangés sous peine d’annulation des droits d’accès, sans remboursement des frais d’accréditation. En cas d’exclusion, précisé dans l’article 9, le Participant s’engage à restituer immédiatement, sur simple demande de DOC SERVICES, le ou les Market Pass qui lui ont été confiés ; ses droits d’accès seront immédiatement suspendus. Tous les espaces du Marché sont interdits aux animaux, à l’exception des chiens d’assistance accompagnant les personnes handicapées titulaire d’un document officiel le justifiant. Ce dernier devra être présenté au service des accréditations qui délivrera une lettre d’autorisation officielle permettant l’accès avec l’animal.

 

V. ENGAGEMENTS DU PARTICIPANT

 

a. À la fin du processus d’accréditation le Participant donne explicitement son consentement à notre ‘politique de confidentialité’. Cette politique de confidentialité prévoit l’autorisation expresse au profit de DOC SERVICES, d’utiliser, de publier et de diffuser en France comme à l’étranger, sur tous supports, notamment guides et bases de données « en ligne » (register.sunnysideofthedoc.com), l’ensemble des informations fournies, dont sa photographie, sauf stipulation contraire signifiée par écrit et reçue au plus tard un mois avant le début du Marché. Le Participant garantit disposer des droits de toutes natures relatifs aux clichés photographiques et éléments (logos, marques, modèles) qu’il aura adressés à DOC SERVICES dans le cadre du Sunny Side of the Doc et prémunit DOC SERVICES contre tout recours de tiers à ce sujet. Le Participant s’engage à mettre à jour sur le site web register.sunnysideofthedoc.com les informations concernant sa Société, ses collaborateurs, projets et programmes.

Ces informations, mises à jour avant le 19 mai 2023, seront reprises dans les publications du Marché effectuées par DOC SERVICES, sous la seule responsabilité du Participant. Un droit d’accès et de rectification pourra être exercé librement (voir article XIII). Par ailleurs, le Participant reconnait et accepte à titre gracieux que sa participation à l’ensemble des événements du Marché pourra donner lieu à des reproductions photographiques, télévisuelles et numériques sur tous supports, Internet y compris, à titre promotionnel.

 

b. Le Participant s’engage expressément à ne recourir à aucune distribution, circulation, affichage de supports promotionnels (tracts, prospectus, journaux, posters, pose d’affiches ou d’autocollants sur les murs, sols, vitrages, distribution de documents ou d’objets promotionnels, circulation de personnes déguisées ou portant des éléments de publicité, etc.) concernant sa Société, son activité, ses dirigeants et/ou membres, ses actifs audiovisuels, et d’une manière générale toute activité qui aurait un lien direct ou indirect avec le Participant et ce dans l’enceinte du Marché, sauf accord préalable écrit de DOC SERVICES. Toute infraction à la présente obligation dûment constatée entraînera l’application immédiate des sanctions prévues à l’Article 9. Les frais d’enlèvements de ces éléments promotionnels, de nettoyage ou de remise en état seront intégralement facturés au Participant qui s’engage à les rembourser, sous réserve de tous dommages et intérêts complémentaires. Dans le cas où plusieurs Participants pourraient être impliqués relativement à une même infraction, ces derniers seront considérés comme conjointement responsables et soumis à la même sanction.

 

c. Le Participant s’engage expressément :

  1. À ne pas se livrer, dans l’enceinte du Marché, ses abords immédiats ou en tout autre lieu où sont organisés des événements par le Marché, des activités concurrençant les services définis à l’Article I ci-dessus, pendant la durée du Sunny Side of the Doc et dans les huit (8) jours (i) précédant son ouverture et (ii) suivant sa fermeture,
  2. à ne pas participer à des conférences, des colloques, des forums de discussion, et plus généralement à tout événement professionnel en relation avec l’industrie du film documentaire, organisés à La Rochelle ou dans ses abords immédiats par des personnes physiques ou morales, et qui serait organisé sans le consentement explicite de Doc services, en tant qu’intervenant, quelle que soit la forme de son intervention (conférencier, modérateur, invité, etc.), ou en tant que partenaire ou sponsor, et ce pendant la durée du Marché et dans les huit (8) jours (i) précédant son ouverture et (ii) suivant sa fermeture. Toute infraction aux dispositions qui précèdent dûment constatée entraînera, outre l’application immédiate des sanctions prévues à l’Article IX, la réparation du préjudice découlant de la concurrence déloyale et/ou du parasitisme commercial causé au Sunny Side of the Doc.

 

d. Le Participant s’engage à adopter une tenue vestimentaire adaptée au cadre professionnel du Sunny Side of the Doc, y compris dans les lieux extérieurs.

En outre, il s’engage à avoir une attitude et un comportement respectueux vis-à-vis des salariés, des organisateurs et des autres Participants. Les cas de comportements répréhensibles (insultes, violences, dégradations des installations, perturbation des projections et des conférences, atteinte à l’ordre public ou aux bonnes mœurs, atteinte à la sécurité, etc.) entraîneront l’application immédiate des sanctions prévues à l’Article 9.

 

e. En vue d’assurer la sécurité des Participants, en cas d’adoption d’un nouveau protocole sanitaire préconisé par les autorités étatiques notamment en cas de résurgence de la pandémie de COVID 19, DOC SERVICES dans le cadre du Sunny Side of the Doc mettrait en œuvre un protocole sanitaire conforme aux préconisations des autorités pour l’organisation d’événements qui seraient alors en vigueur. En assistant au Marché, le Participant confirme son engagement à se conformer au respect des règles sanitaires édictées par l’Organisateur. Il s’engage par ailleurs à ne pas accéder à l’enceinte de la manifestation s’il présente des symptômes de Covid 19. Le non-respect de ces règles pourra entrainer une interdiction d’accès à l’évènement voire l’exclusion de la manifestation selon les termes prévus à l’article 9. Le Sunny Side of the Doc décline toute responsabilité au cas où, en dépit des dispositions sanitaires, un Participant contracterait la COVID 19 dans l’enceinte de la manifestation.

 

VI. FACTURATION ET TVA

Les factures correspondant aux prestations commandées sont mises à la disposition des Participants par voie électronique. Elles sont accessibles et imprimables à partir de leur espace personnel sur le site-web register.sunnysideofthedoc.com, sous forme de fichiers « pdf » sécurisés. Ces fichiers constituent les seuls originaux des factures qui ne sont pas fournies sous forme imprimée, ce que la Société cliente déclare accepter. Le régime de TVA applicable varie selon les prestations facturées, le pays du client et son statut fiscal. Il est précisé dans les Conditions Générales relatives à chaque catégorie de services.

a. Concernant les accréditations au Marché en présentiel, s’agissant de droit d’accès à un évènement culturel et professionnel, la législation fiscale (CGI, article 279 b nonies) stipule que la facture correspondante à cette prestation fournie sur le territoire français soit soumise à une TVA au taux de 10 % dans tous les cas.

b. Dans le cas où DOC SERVICES choisirait de commercialiser des accréditations au Marché en distanciel, s’agissant d’une prestation de service entre professionnels vendue en ligne, la législation fiscale (CGI, article 259 A 5° bis) stipule que la facture correspondante :

  1. soit soumise à la TVA française au taux en vigueur de 20 % dans les cas suivants :
    • Sociétés françaises ;
    • Sociétés étrangères non-assujetties à la TVA ou non-imposables.
  2. ne soit pas soumise à la TVA française dans les autres cas :
    • Sociétés domiciliées dans l’Union Européenne, sous réserve de transmettre au Sunny Side of the Doc leur numéro de TVA intra-communautaire (elles procèdent à l’autoliquidation de la TVA dans leur propre pays, conformément à l’article 44 de la Directive 2006/112/CE) ;
    • Sociétés domiciliées hors de l’Union Européenne, sous réserve de transmettre au Sunny Side of the Doc un document attestant qu’elles sont assujetties à la TVA ou imposables dans leur pays.

 

VII. CONDITIONS DE RÈGLEMENT

 

Le paiement des frais de service doit être effectué conformément aux modalités prévues dans la commande en ligne. Le règlement s’effectue par carte de crédit (Visa, MasterCard uniquement) sauf accord exprès de DOC SERVICES. Les règlements sur place à La Rochelle ne peuvent être effectués que par carte de crédit et espèces. Tout retard de règlement donnera lieu – conformément aux dispositions des articles L441-6 et D441-5 du Code de Commerce – au paiement de pénalités de retard calculées à compter du jour suivant la date de règlement figurant sur la facture par application d’un taux égal à trois fois le taux d’intérêt légal – taux égal au taux d’intérêt appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Ces pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire. Par ailleurs, tout retard de paiement obligera le débiteur à s’acquitter auprès de DOC SERVICES d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement dont le montant – fixé par l’article D441-5 du Code du Commerce – s’élève à 40 Euros. Dans le cas où les frais de recouvrement s’avéreraient supérieurs au montant de l’indemnité forfaitaire, DOC SERVICES se réserve le droit de demander une indemnisation complémentaire. Ces retards de paiement donneront lieu à l’application de la clause pénale définie ci-après. Le non-paiement de toute somme due le jour suivant la date de règlement prévue pourra, à la seule initiative de DOC SERVICES, entraîner la résiliation du présent contrat, sans pour autant dégager la Société du paiement intégral de ce montant, augmenté des intérêts mentionnés ci-dessus et des sommes visées à la clause pénale ci-dessous. La résiliation du contrat entraînera l’exclusion du Participant de l’enceinte du Sunny Side of the Doc et la restitution immédiate de son Market Pass, ainsi que de la désactivation de son accès à la plateforme en ligne. En outre, ce non-paiement entraînera l’annulation de toute accréditation du Participant au Marché pour l’année en cours et les années suivantes jusqu’à complet paiement. Cette disposition sera également applicable dans l’hypothèse où le Participant resterait débiteur, dans des conditions similaires, auprès des hôtels partenaires ou des fournisseurs officiels du Sunny Side of the Doc. En cas de non-règlement des factures à leur échéance nonobstant l’envoi de la mise en demeure précitée, le contrevenant sera passible, en sus des intérêts moratoires précités, d’une clause pénale égale à 20 % des sommes dues.

 

VIII. CONDITIONS D’ANNULATION D’ACCRÉDITATION

 

a. En raison de l’épidémie de la Covid 19 et de toute éventuelle mutation de celle-ci, le Participant reconnait et accepte expressément que DOC SERVICES puisse être amenée à annuler la tenue de l’événement en présentiel ou a le reporter à une autre date pour répondre aux recommandations sanitaires et gouvernementales. Dans une telle hypothèse, la Société notifiera au Participant sa décision d’annuler l’événement en présentiel ou de reporter sans délai.

 

b. Dans le cas où le Participant serait amené à annuler sa participation au Sunny Side of the Doc en présentiel, le montant versé pour l’obtention de son accréditation restera acquis à DOC SERVICES à titre d’indemnité, ce que le Participant reconnait et accepte expressément.

 

c. Toutefois, dans le contexte de l’épidémie de la Covid 19, le Participant pourra à jusqu’au 19 juin 2023 convertir son accréditation au Marché en présentiel en une accréditation distancielle si au moins l’un de ses projets a été sélectionné à une des sept sessions de pitch organisées au cours du Marché. Il bénéficiera alors sur demande d’un remboursement correspondant à la différence entre le tarif de l’accréditation présentielle et celui de l’accréditation distancielle.

 

d. En cas d’annulation de l’événement en présentiel en raison des circonstances exceptionnelles résultant de l’épidémie de la Covid 19, les conditions d’annulation suivantes s’appliqueront : si le Sunny Side of the Doc ne peut se tenir physiquement à La Rochelle aux dates prévues ou si la Société cliente ne peut participer au Sunny Side of the Doc aux dates prévues et est en mesure de justifier avec les éléments probants à l’appui de l’impossibilité (l’IMPOSSIBILITÉ) pour tous les représentants de la Société inscrits d’y assister en raison de l’épidémie, qu’elle les empêche (i) de quitter leur pays, (ii) d’entrer sur le territoire français, si les frontières du pays de départ et /ou de destination sont fermées, ou (iii) bien que présents sur le territoire français, ils sont privés de leur liberté de circulation en raison de leur quarantaine, alors la Société bénéficiera sur demande d’un remboursement intégral de leurs accréditations. Toute demande de remboursement ne peut être traitée que sur la base d’une preuve d’IMPOSSIBILITÉ, qui doit être présentée avant le 22 juin de l’année en cours. Dans tous les cas énumérés ci-dessus, le remboursement sera effectué dans les meilleurs délais, en principe par un crédit sur la carte de paiement utilisée pour le règlement, et au plus tard le 30 septembre de l’année en cours.

 

e. En cas d’annulation ou de report de l’événement pour survenance d’un cas de force majeure autres que l’épidémie de la Covid 19 (notamment incendie, catastrophe naturelle, accident, épidémie autre que la Covid 19, fait du prince ou toute autre cause), ni la Société cliente, ni DOC SERVICES ne pourront voir leur responsabilité engagée. Dans ce cas, la Société cliente et DOC SERVICES se réservent d’ores et déjà la faculté, soit de résilier l’accréditation, soit d’en suspendre et d’en reporter l’exécution. En cas de résiliation, les acomptes versés seront conservés afin de régler les frais déjà exposés par DOC SERVICES pour l’organisation du Sunny Side of the Doc. En cas de suspension, les effets de l’accréditation sont suspendus jusqu’au moment où la Société et DOC SERVICES jugent que les différents services du Sunny Side of the Doc peuvent être repris.

 

IX. EXCLUSION

 

Toute infraction aux dispositions des présentes Conditions Générales ainsi que le non-respect des règles de sécurité, d’ordre public et de police pourra entraîner, à la seule discrétion de DOC SERVICES, sans formalité ni remboursement du montant de l’accréditation du Participant ou d’une quelconque somme versée qui restera acquise au Marché et en fonction de la gravité de l’infraction :

 

  1. Un avertissement que tout nouveau comportement répréhensible conduira à une exclusion du Sunny Side of the Doc, temporaire ou pour l’édition en cours ;
  2. L’exclusion immédiate du Participant de la manifestation ;
  3. L’exclusion assortie de l’interdiction de participer à la manifestation pendant deux années consécutives.

 

X. MAÎTRISE DE L’ORGANISATION DE LA MANIFESTATION

 

En cas de nécessité impérieuse, l’organisateur se réserve le droit de modifier, à condition que cela ne modifie pas substantiellement le contrat initialement signé entre l’organisateur et l’exposant, avant et pendant la manifestation, et sans avoir à prévenir l’exposant, les agencements et aménagements généraux et particuliers ainsi que les horaires d’ouverture.

 

XI. POUVOIR DE DÉCISION EN CAS DE MENACE POUR LA SÉCURITÉ DU PUBLIC

 

Le Participant confie à l’organisateur le soin d’apprécier si la manifestation doit être interrompue ou évacuée en cas de menace pour la sécurité du public et s’engage à ne pas lui en faire grief a posteriori.

 

XII. ATTRIBUTION DE JURIDICTION ET LOI COMPÉTENTE

 

Tout litige, susceptible de survenir entre le Participant ou la Société et DOC SERVICES, sera de la compétence exclusive des Tribunaux de Poitiers, la loi française étant seule compétente.

 

XIII. Informatique et libertés

 

Les données collectées font l’objet d’un traitement informatique destiné à la base de gestion de la relation client. Les destinataires des données sont les services de la société DOC SERVICES.

Conformément au règlement européen du 27 avril 2016 sur la protection des données des personnes physiques, le Client dispose des droits d’accès, de rectification, d’opposition pour justes motifs et de limitation des données le concernant. Il peut exercer ces droits sur simple demande à l’adresse suivante : info@sunnysideofthedoc.com ou par courrier postal : DOC SERVICES, 4 place Bernard Moitessier, 17000 La Rochelle, France.

Les données à caractère personnel sont conservées :

  • Fichiers clients et prospects : pendant 3 ans à compter de la fin des relations contractuelles ou du dernier contact émanant du prospect et du client,
  • Factures : pendant 10 ans à compter de leur émission.

En cas de contentieux, les données nécessaires à la gestion du différend sont conservées jusqu’au prononcé d’une décision de justice ayant autorité de chose jugée.

Autorité auprès de laquelle une réclamation peut être introduite en matière de données à caractère personnel : CNIL www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy TSA 80715 75334 Paris cedex 07.